为加强本公司业务档案管理，确保业务档案安全、完事根据《中华人民共和国档案法》及上级有关规定的要求，结合本公司实际情况，制度本制度：

一、档案员的任务。根据本公司实际情况在界定设一兼职档案员，务业务部主任和办公室贱卖协助档案的整理归档工作。其基本任务是：

　　1、贯彻执行国家档案工作的法律、法规和方针政策；

　　2、组织、指导、监督本公司各业务部的档案立卷归档工作；

　　3、收集、整理和保管本公司形成的全部档案，并负责档案的提供、利用和统计工作。

二、已完成的项目档案案卷质量基本要求：

　　1、每年完成的项目所形成的文件材料，都必须按项立卷，不得遗漏；

　　2、每一项目所形成的文件材料，都必须收集齐全；

　　3、按单项立卷，无混合卷，无重复卷；

　　4、证明材料，以需要为准，装入档案中。

三、档案材料的收集、整理：

　　1、根据谁承接谁立卷的原则，项目主审（或指定专人）负责文件材料的收集、整理和立卷工作，做到审结卷成。

　　2、文件材料收集范围：心记录和反映业务活动而直接形成的文件、电报、信函、笔录的原件及其复印件以及其他材料，均属档案的收集范围。

四、档案立卷：

　　1、按项目立卷。一个项目的文件材料应列成一卷或数卷，不得把一个以上项目的文件材料合并成一卷。跨年度项目，在结束项目年度立卷。

　　2、卷内材料按单元排列，即将需要立卷归档的文件材料分类、按顺序排列。

　　3、卷内文件排列，正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；定稿在肖，修改稿在后。

　　4、立卷项目编号，以卷为单位，卷内目录表格要逐项填写，定在卷首。编号时，按卷内文件材料逐页在有文字材料的正面右上角（背面左上角）用阿拉伯数字顺序编写页号。

　　5、填写好封面和备考表，按项目的标题认真填写档案封面和备考表，封面要整洁，标题要准确，要一目了然，不得遗漏。

　　6、案卷装订应注意事项：

　　　　⑴拆除文件上的金属物；

　　　　⑵破损褪色的材料，应进行修补或复制；

　　　　⑶文件材料装订部分过窄或有字，用纸加宽装订；纸面小的加贴在标准16K纸上。

　　　　⑷卷内文件材料，一般不超过200页，超过的可根据文件内容的阶段性分卷装订。

　　　　⑸卷内文件的右边和下边要取齐。

　　　　⑹装订要牢固，整齐美观，不丢页，不压字，不损坏文件，不妨碍阅读。

五、归档保管、保密、利用：

　　1、对立好的案卷，应由承办人逐页检查，再由档案员验收，凡不符合要求的，应予补救或返工。并根据档案管理有关规定划注管理期限报，办理登记归档手续；

　　2、对未列入卷内但有价值的材料，可由各部自行保存备查；

　　3、对公司有归档档案，必须存放在铁制卷柜内，做到“八防”：防盗、防光、防高温、防火、防尘、防鼠、防潮，档案员每年定期检查一次；

　　4、严格档案鉴定制度。由主任、办公室和有关业务负责人组成鉴定小组，每三年一次对超过保管期限的档案，逐卷审查鉴定，确定存毁。对确定无保存价值的案卷，登记造册，报主管机关批准后销毁。结合该次鉴定，对档案安全保密情况进行一次检查，确定档案不丢失、不损坏、不泄密；

　　5、归档员应将档案按归档先后顺序编制案卷目录，并按项编制时间、编制索引，以利查找；

　　6、利用者可按规定办理利用手续，经领导同意后，填写“档案利用登记簿”，对查阅单位、查阅人以及查阅内容进行登记；

　　7、利用档案材料必须在指定地点进行。无特殊情况不得将档案带出。如确需带出者，必须办理借阅手续，利用完毕立即归还，并履行签退手续。利用时不得在档案上作任何标记和涂改，不得撕扯档案，以保证档案的完好无损；

　　8、利用者抄录利用材料内容，需档案员核实加盖本公司公章报方能认可。

　　本制度自公司成立时施行。